Automatiza tus presupuestos: crea y envía propuestas en minutos con Power Platform

Crear el modelo de datos

Solución para generar, calcular y enviar presupuestos automáticamente sin necesidad de software adicional, licencias especiales o desarrollo tradicional.

El resultado: transformar un proceso de 30 minutos en uno de menos de 1. Y lo mejor: podrás crearlo y usarlo desde el día siguiente.

 1. Crear el modelo de datos

Define una estructura mínima pero funcional evitando complejidad:

Tablas (SharePoint) >>>List

Clientes potenciales

• Nombre fiscal
• Email
• NIF/CIF

Servicios / Tarifas

• Concepto
• Precio unidad
• Unidad

Presupuesto

• ID (opcional)
• Nombre presupuesto
• Fecha
• Cliente
• Estado (Borrador / Enviado)
• Cliente: email
• Cliente:cif

Líneas de presupuesto

• Title
• Presupuesto
• Servicio
• Unidades
• Unidad de medida
• Precio unidad
• Importe (resultado de multiplicar unidad x precio)

Con solo 4 tablas cubrimos el 80% del proceso de crear presupuesto.

2. Construir la app en Power Apps

Primero creamos la solución y luego la app:

• Solución >>> Presupuestos automatizados
• App >>> Presupuestos

¿Por qué crear primero la Solución? : Primero crea la Solución y después crea todos los componentes dentro de ella. Así tendrás un proyecto organizado, portable y preparado para crecer.

La Solución es la «caja» donde guardas y organizas todo lo que vas creando (aplicaciones, flujos, tablas, automatizaciones, etc.).

Ventajas principales

• Mantiene todo ordenado: tu app y los componentes relacionados están juntos.
• Facilita mover desarrollos entre entornos (Desarrollo → Pruebas → Producción).
• Permite trabajar de forma profesional y seguir buenas prácticas desde el inicio.
• Hace más fácil compartir las aplicaciones en otros entornos o clientes.
• Evita problemas futuros cuando el proyecto crece y tiene dependencias con Power Automate, Dataverse u otros componentes.

APP

Sera una Canvas App con 5 pantallas:

Partimos de la pantalla Cuadricula y formulario

Indicamos datos de las tablas creadas en List

Pantalla 1: Inicio

Tema elegir el que mas os guste.

Iconos en la zona superior derecha propiedad

onselect

Navigate

Launch

Image.user

Enlaces en la zona superior izquierda propiedad onselect

Switch(
Self.Selected.Value;
"Clientes Potenciales";
Navigate(Clientes_Potenciales);
"Tarifas";
Navigate(Tarifas);
"Presupuestos";
Navigate(Presupuestos)
)


Insertar Botones grandes para facilitar la navegación entre pantallas

Navigate

tras cargar los datos ya se puede añadir gráfico y lista presupuestos

• Gráfico circular y conectar con clientes
• Cuadricula de datos

Pantalla 2: Clientes potenciales

Tenemos una galería a la izquierda:

glyClientesPotenciales

Y un formulario para añadir informaciones sobre los clientes potenciales:

CollectionFormClientes

Botones

Nuevo

NewForm(CollectionFormClientes)

Actualizar

Refresh(clientes_potenciales)

Borrar

Remove(clientes_potenciales;glyClientesPotenciales.Selected)

Cancelar

ResetForm(CollectionFormClientes)

Guardar cambios

SubmitForm(CollectionFormClientes)

Pantalla 3: Tarifas

Análogamente a la pantalla anterior de Clientes potenciales

 Pantalla 4:  Presupuestos y añadir líneas en los presupuestos  

Actualizar

Refresh(presupuesto);;
Refresh(lineas_presupuesto);;


Nuevo

Patch(presupuesto;
Defaults(presupuesto));;SubmitForm(frmPresupuesto)


Añadir Cuadricula de datos

Guardar cambios

SubmitForm(frmPresupuesto)

Nueva línea

NewForm(frmLineaPresupuesto);;
UpdateContext({PanelVisible: true})


Editar línea

UpdateContext({PanelVisible: true})

Borrar línea

Remove(lineas_presupuesto;grdLineas.Selected)

Añadir Contenedor con formulario líneas de presupuesto para poder añadir nuevos presupuestos

DataSource

lineas_presupuesto

Item

grdLineas.Selected

En cada apartado del contenedor

Servicio

Items

Choices([@lineas_presupuesto].Servicio)

DisplayMode

Parent.DisplayMode

Unidades

Precio por unidad

Default

LookUp(tarifas;ID=drpServicio.Selected.Id).'Precio Unidad'

Unidad de medida

Default

LookUp(tarifas;ID=drpServicio.Selected.Id).Unidad

Importe Cálculo automático: Importe = Unidad * Precio

Default

txtUnidades.Value*txtPrecioUnidad.Value

Presupuesto

DefaultSelectedItems

[LookUp(Choices([@lineas_presupuesto].presupuesto);Id=glyPresupuestos.Selected.ID)]

Cerrar

OnSelect

SubmitForm(frmLineaPresupuesto);;
UpdateContext({PanelVisible:false})


glypresupuestos en cada elemento

Items

presupuesto

OnSelect

ResetForm(frmPresupuesto)

Pantalla 5:  Información general  

Instrucciones de funcionamiento de la app Presupuestos

3. Automatizar generación y envío

Power Automate para convertir datos en presupuesto real.

Flujo: Trigger: botón “Marcar como presupuesto enviado”

Crear documento (Word template o PDF)

Rellenar:

• Cliente
• Líneas
• Total
• Algún texto en referencia a las condiciones
• Guardar en OneDrive / SharePoint
• Enviar por email al cliente

Resultado final

• presupuesto generada en segundos
• Sin errores manuales
• Sin ERP

Sistema reutilizable donde:

1. cambia de borrador a enviado
2.  genero un documento
3. a pdf
4. y mando por mail

Datos ejemplo:

ejemplos

Servicios tecnológicos, consultoría o formación

Ejemplos solicitud presupuestos con varias líneas en empresa servicios y consultoría informática

detalle de presupuesto como esta:

**********———**********

Escenario más genérico para cualquier empresa de servicios:

Empresa de marketing

Para una empresa ficticia de diseño gráfico y branding

solicitudes de presupuesto realistas:

Anexos:

Calcular datos en listas o bibliotecas | Microsoft Support

Ejemplos de fórmulas comunes en listas | Microsoft Support