En este post vamos a usar Microsoft Power Platform Desktop, versión de escritorio que se instala en tu equipo, y vamos a crear un flujo para que a partir de unos correos electrónicos que recibimos periódicamente con notificaciones sobre licitaciones publicadas por el Gobierno, CCAA u otros organismos, realizar la tarea de automatizar y organizarlos para así agilizar y facilitar el acceso a la información concreta que nos interesa.
Dicha información de los correos que recibimos en Outlook, la llevaremos a un documento formato PDF que se guardará en una carpeta de nuestro ordenador que indiquemos y partir de ese documento a continuación vamos a usar Copilot, IA de Microsoft, en su versión gratuita para que nos ayude a obtener los datos concretos que nos interesan y además le voy a pedir que los disponga en formato tabla.
Vamos a ir poco a poco llevando a cabo los siguientes pasos:
- Conocer el tipo de Notificaciones del ejemplo (podría ser otra/s) y como viene la información
- Establecer los criterios de cuales son los datos que necesito
- Saber sobre Power Platform Desktop
- Crear el flujo
- Llevar a cabo la automatización y ver los resultados
- Usar Copilot para extraer la información que necesitamos
En este post estaremos viendo los pasos desde el 1 al 4.
Conocer el tipo de Notificaciones del ejemplo (podría ser otra/s) y como viene la información
En el ejemplo de este artículo vamos a tomar la suscripción a las licitaciones que se publican sobre en diferentes apartados, sí bien la información aparece mezclada y de los diferentes rótulos solo nos interesa el relacionado con la información denominada «Pliegos».
Recibimos estos correos con la información de forma diaria y el problema está en qué la tarea de extraer o conocer exactamente la información que necesitamos es muy tediosa y repetitiva y por eso vamos a crear un flujo de escritorio para automatizar el proceso.
En la imagen a continuación se puede ver cómo son estas notificaciones. (Abre la imagen en una nueva ventana para ver los detalles).
Cómo puedes ver en la imagen la información viene desordenada de manera que por un lado tenemos información sobre «Anuncio de adjudicación», un poco más abajo sobre «Pliegos» y abajo sobre «Rectificación de pliegos» y en el caso nuestro lo que estamos necesitando es información acerca de los «Pliegos«.
Establecer criterios de cuales son los datos que necesito
Además de la información que viene al respecto de «Pliegos» no la necesitamos toda sino que solo estamos necesitando parte de la misma, al menos para una primera evaluación previa a decidir si presentar propuesta o no.
En mi opinión he establecido que la información que necesito es la de los siguientes datos en concreto: Título del Contrato, Importe, Fecha final de presentación de ofertas, enlace Ver detalle e Importe. Obviando el resto de datos dentro de cada Pliego que en una primera aproximación no necesito.
(Aquí cuando estemos llevando la información a Copilot es importante tomar las descripciones tal cual vienen en el email, es decir poner Título del Contrato y no Título).
Saber sobre Power Platform Desktop
Vamos a explicar sobre esta herramienta de Microsoft:
Power Automate Desktop: es una aplicación de escritorio basada en Windows que le permite automatizar tareas en su máquina local o en máquinas remotas.
Proporciona una interfaz gráfica para crear flujos de trabajo y puede interactuar con una amplia gama de aplicaciones y servicios, incluidos navegadores, sistemas de archivos y bases de datos.
Por otra parte también existe Power Platform como un servicio en la nube similar al anterior en cuanto a que es una herramienta para automatizar pero con características propias:
Power Automate Cloud: por otro lado, es una plataforma basada en la nube que proporciona una variedad de capacidades de automatización para aplicaciones y servicios basados en la nube. Te permite crear y administrar flujos de trabajo mediante una interfaz basada en web y puede integrarse con una variedad de servicios basados en la nube, como Microsoft Office 365, Dynamics 365, SharePoint y OneDrive.
Crear el flujo
En Crear flujos de escritorio, puedes acceder a la página oficial de Microsoft para aprender más sobre la creación de estos flujos de Power Automate Desktop.
De manera resumida en este ejemplo hemos partido de que el flujo abra Outlook, después localice los mensajes de email del remitente de las notificaciones de las licitaciones, a continuación esos mensajes se van a guardar en una carpeta en nuestro ordenador que habremos creado previamente para ello, el siguiente automatismo es que cierre Outlook y a continuación nos abra el navegador Edge desde donde posteriormente accederé a Copilot y le indicaré la entrada de texto o promt para que extraiga los datos que necesito.
En la imagen vemos la secuencia creada de nuestro flujo en Power Platform Desktop para Notificaciones
Se puede completar y mejorar este ejemplo, pero como punto de partida para empezar a trabajar con las herramientas de Power Platform Desktop nos ha parecido que pueda ser interesante.
En posts que iremos publicando vamos a desarrollar en detalle el flujo de escritorio descrito.
También en un siguiente artículo estaremos mostrando como Copilot hace su trabajo extrayendo la información concreta que necesitamos.
Esperamos te sea de interés este 1er post sobre Power Platform Desktop para Notificaciones y te animes a probarlo con alguno de tus correos con información recurrente que se adecue a lo visto en el ejemplo de este post y si quieres comentar sobre ello nos encantaría saber cómo lo has aplicado en el apartado Comentarios.
Además si quieres practicar con otro ejemplo tenemos este post (en inglés) en nuestro blog: Excel automation in Power Automate for desktop.